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11 dicas valiosas para otimizar o seu tempo

Você está se sentindo como se nunca conseguisse terminar as coisas que precisava fazer? Sente-se sempre cansado e sem tempo para nada? Para te ajudar a alcançar seus objetivos e minimizar esse sofrimento, trouxe 11 dicas para guiar a sua organização e te auxiliar a evitar situações não tão agradáveis como se encher de trabalho no fim de semana, virar a noite fazendo um relatório ou não conseguir fazer seus hobbies por conta das tarefas acumuladas.


1) Mantenha o ambiente organizado

Um ambiente organizado ajuda a aumentar a produtividade. Se a sua mesa está muito desorganizada, você tende a ter dificuldade em focar no que está fazendo e mais chances de se distrair com os objetos perto de você. E a organização não é só no ambiente físico ao seu redor, manter seus arquivos organizados no computador pode lhe poupar tempo! Que tal criar diversas pastas específicas para que todos os documentos tenham um destino intuitivo e nada se perca?! Não se esqueça de fazer isso no seu computador e online, nas plataformas utilizadas, como o Google Drive ou Dropbox, por exemplo.


2) Conheça seu modo de funcionamento

Se autoconhecer se torna muito necessário para estabelecer novos hábitos e otimizar nossa produtividade. Você sabe em qual momento do dia você é mais produtivo Conhece os melhores horários para realizar determinadas atividades? Sabe por quanto tempo você permanece focado sem a necessidade de intervalos? Para responder a essas e outras perguntas é preciso se conhecer. Também é importante saber qual modo de organização mais combina com você: é a utilização de uma agenda de papel, eletrônica, ou por meio de post-its? O necessário para se autoconhecer, é se automonitorar. Faça testes, anote os resultados e encaixe a melhor forma de realizar as tarefas de acordo com a sua rotina.


3) Tenha em mãos tudo que precisar fazer

Quem nunca iniciou um ano com uma agenda nova e achou que ela seria a solução para a gestão do tempo? Pois é, ela sozinha não resolve nenhum problema; mas se você tiver disciplina, e todas suas atividades e compromissos estiverem nela, já é um ótimo início! Ela pode ser de papel, no celular, em ferramentas como o Trello, ou até uma planilha para gerenciamento de tempo, mas é extremamente importante que tenha registrado tudo que precisa fazer em curto, médio e longo prazo.


4) Faça um diário de 5 minutos

Depois que você registrou tudo na agenda da sua preferência (lembre-se de escolher a que melhor funciona para você), é hora de selecionar aquelas atividades que devem ser feitas a curto prazo. No diário dos 5 minutos, todos os dias, quando acordar (ou na noite anterior, se preferir), você separa 5 minutinhos para tomar nota dos compromissos e tarefas a realizar naquele dia. É fundamental ser realista, separando um tempo médio necessário a ser gasto em cada uma. Dessa forma, você tem maior clareza do que precisa fazer de forma mais urgente, além de dar uma motivação pelo "dever cumprido" quando conseguir realizar tudo!


5) Saiba estabelecer prioridades

Parece óbvio, mas listar prioridades é fundamental para se livrar daquele desespero de fazer as coisas em cima dos prazos. Por isso, é necessário que ao fazer o Diário dos 5 minutos, as tarefas sejam realizadas em ordem de prioridade. Além de afazeres do trabalho ou faculdade, há também aquelas prioridades diárias que podem e devem ser consideradas, sejam elas uma corridinha matinal, um almoço em família, assistir a um filme, dentre outras atividades que você julga serem importantes. Lembre-se que o bem estar é essencial para uma alta produtividade!


6) Saiba o que é importante, urgente e o que pode ser delegado

Muitas vezes optamos por executar tarefas que nos agradam mais, ainda que possam ser feitas posteriormente ou até por outra pessoa. Quando fazemos isso, estamos tomando um tempo precioso que poderia ser utilizado em outra coisa mais importante no momento e, até mesmo, para descansar.


7) Não se esqueça de que imprevistos acontecem

Imprevistos acontecem a todo momento, e é importante ter organização para lidar com eles de forma a não atrapalhar o previsto. Imagine: você precisa montar uma apresentação importante para manhã seguinte, porém, é tomado por uma enxaqueca terrível que o impede de realizar a tarefa. Estabelecer um espaço para imprevistos é essencial para se adiantar caso algo aconteça em cima da hora!


8) Aprenda a dizer “não”

Você é daqueles que ao primeiro sinal de um trabalho se dispõe a fazê-lo? Ou ao receber um pedido para concretizar uma atividade, aceita mesmo estando sem tempo para tal? Bom, você precisa aprender a dizer “não”! Não é algo fácil, porém, às vezes, é necessário. Para fazer isso sem culpa, você pode expressar seu desejo em realizar o trabalho, e se desculpar por não ter condições de adquirir novos compromissos; pode oferecer uma alternativa ou indicar outra pessoa para fazer por você; também pode se oferecer para instruir alguém ou até executar uma parte do trabalho. Dizer “não” para o que você realmente não pode fazer, significa reconhecer suas limitações e valorizar suas prioridades!


9) Tenha uma rotina bem estabelecida

Ter uma rotina é importante para poupar a energia do seu corpo, para que você possa se concentrar naquilo que realmente importa. Quando se tem determinados rituais, fica mais fácil decidir o que fazer a seguir. Uma dica interessante é estabelecer horários fixos para algumas atividades, caso isso seja possível.


10) Aproveite as oportunidades para ser produtivo

Você costuma passar muito tempo no ônibus, na sala de espera de consultórios, em intervalos de reuniões? Já pensou na quantidade de coisas que você pode fazer nesse tempo ocioso? Responder e-mails, mensagens no Whatsapp, fazer ligações mais simples, ler textos da faculdade, fazer as pautas de reuniões... há várias coisas possíveis para se fazer nesses momentos em que por vezes ficamos olhando para o relógio, vendo o tempo passar, desejando ter mais tempo para realizar as muitas tarefas do dia. A partir das tecnologias, em qualquer lugar temos acesso a internet, o que facilita e muito nosso dia-a-dia.


11) Cuidado com os distratores

Lembre-se de concluir suas tarefas antes de sair por ir aí procurando vídeos aleatórios na internet, ou passar horas em frente ao video-game. Cuidado para que as pausas no seu dia não se delonguem, atrapalhando o andamento do seu trabalho. Não se esqueça: ser produtivo não é ser ocupado. Ser produtivo no trabalho, nos estudos, no lazer – é aproveitar ao máximo os momentos fazendo aquilo que deve ser feito em cada situação. Gerindo bem seu tempo no trabalho e/ou nos estudos, o seu tempo com a família e/ou com os amigos, será muito mais proveitoso.



Texto feito por Rayane Couto e adaptado por Giulia Diniz

Pós júnior e produtora de conteúdo da RH Jr.

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